Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen: POSDCORB


 Planning (Perencanaan)
 Organizing (Pengorganisasian)
 Staffing (Pengaturan Staf)
 Directing (Pengarahan)
 Controlling (Pengawasan)
 Reporting (Pelaporan)
 Budgetting (Penganggaran)

1. Planning (perencanaan)

* Pembuatan keputusan saat ini yang berhubungan dengan tindakan-tindakan
yang akan dilakukan pada masa mendatang

*Proses penentuan kegiatan dimasa datang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dengan perincian 5W +H (What, Why, When, Where, Who dan How)

*Proses untuk membawa suatu organisasi ke arah yang diinginkan dalan periode tertentu dengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

*Proses teratur dari setiap usaha untuk mencapai tujuan yang ditetapkan

Perlunya perencanaan (Robert Stueart)

* Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah

* Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional dan kontrol fiskal melalui aplikasi teknologi komputer dan sains manakemen untuk prosedur perpustakaan

* Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber informasi ang rasional dan efektif dalam perencanaan daam konteks perencanaan kegiatan akademik universitas

* Memungkinkan antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk layanan informasi dengan membangun perencanaan yang didasarkan pada keputusan-keputusan sekarang

* Memasukkan keahlian dan pengalaman sekolah dan staff perpustakaan ke dalam proses perencanaan


Langkah-langkah dalam proses perencanaan:
* Menentukan sasaran yang jelas
* Evaluasi Situasi sekitarnya, yakni memperhitungkan pengaruh internal maupun eksternal (analisis SWOT)
- Strenghts: kekuatan-kekuatan yang dimiliki pada organisasi tsb
- Weakness: Kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi
- Oportunities: beberapa peluang yang mungkin mempengaruhi perencanaan
- Threats: ancaman atau tantangan

Faktor dalam Perencanaan:
o Time (waktu): jangka panjang, jangka menengah atau jangka pendek
o Collecting & Analyzing Data (pengumpulan dan analisis data-data pendukung)
o Levels of planning (tingkat perencanaan)
o Flexibility (keluwesan)

Unsur dalam perencanaan:

- Tujuan : apa yang ingin dicapai
- Landasan : dasar pemikiran
- Proses : bagaimana pelaksanaanya
- Budget : biaya yang diperlukan
- Program : kegiatan yang akan dilaksanakan

2 ORGANIZING

Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan tertentu, dengan mempertimbangakan sumber-sumber sarana prasarana yabg dimiliki dan pengaruh lingkunganya

Konsep kunci dalam pengorganisasian:

* Pembagian pekerjaan organisasi dan tugas-tugasnya mencapai tujuan organisasi tersebut

* Penghimpunan tugas-tugas yang serupa dan mengelompokanya kepada bagian-bagian sesuai dengan jabatan-jabatanya

* Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah

* Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tgas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah

* Kewenangan atau pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi mungkin dilakukan dengan terpusat (sentral) atau tidak terpusat (desentral)

3. STAFFING

Adalah bagian dari pengorganisasian (organizing) yang meliputi pembinaan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Tujuan staffing adalah mengusahakan tersedianya pegawai (tenaga kerja) yang terbaik untuk organisasi

Konsep penting terkait SDM
- Penempatkan orang yang tepat ditempat yang benar

- Perencanaan SDM memperhitungkan sejumlah dan berbagai jenis posisi yang dibutuhkan untuk diisi. Selain itu juga harus mempertimbangkan sejumlah persyaratan yang patut dipenuhi bagi setiap pekerjaan atau posisi tersebut. Kemudian mempersiapkan sistem kompensasi yang ahrus dibayar kepada tiap individu

- Merekrut pekerja dari sumber-sumber yang tepat (sesuai) diantara pelamar. Memilih yang paling cocok

- Orientasi pada staff mengenai misi organisasi, diberikan pelatuhan-pelatihan an dikembangkan secara bertahap

- Secara periodikal manajer akan memberikan penghargaan formal terhadap kinerja pekerjaanya yang berprestasi baik agar memastikan dan menjamin penyesuaian terhadap standar organisasinya

Aspek hukum dalam manajemen SDM:

- Jamainan terhadap persamaan bagi peluang-peluang pekerjaan
- Jaminan terhadap keselamatan dan kesehatan kondisi kerja
- Jaminan terhadap standar dan konpensasi yang adil dan sesuai

4. DIRECTING

Directing bisa dilajujan melalui komunikasi, motivasi dan kepemimpinan. Directing terkait dengan bakat, namun umumnya para manajer memperoleh keterampilan dan bakat tersebut dengan belajar dan observasi, dan mengembangkanya melalui pengalaman dan praktik

5. CONTROLLING (Pengawasan)

Controlling atau pengawasan diperlukan agar setiap kegiatan dalam perpustakaan dapat berjalan sesuai rencana, efektif dan efisien

Tanpa pengawasan dimubngkinkan kegiatan idak berjalan seperti seharusnya bahkan mungkin saja terjadi kegagalan

6. REPORTING (Pelaporan)

Reporting atau pelaporan merupakan fingsi manajemen yang cukup penting. Dengan laporan kita dapat menilai dan mengevaluasi sejauh mana kinerja perpustakaan secara keseluruhan

Laporan juga berguna sebagau dasar bagi perencanaan kegiatan untuk masa datang

7. BUDGETING (Penganggaran)

Adalah salah satu fungsi manajemen yang sangat penting. Terlebih perpustakaan adalah non-profit organization (organisasi yang tidak mencari keuntungan). Karena itu dana yang dikelola harus benar-benar direncanakan dengan teliti dan secermat mungkin

Dana pengoperasian suatui perpustakaan tergantung dari jenis perpustakaan itu sendiri. Rencana anggaran operasional perpustakaan haruslah disusun secara sistematis, meliputi selutuh kegiatan perpustakaan yang dinyatakan dengan unit moneter yang berlaku, untuk jangka waktu tertentu yang akan datang

Teknik penganggaran:

Teknik Line Item

Dalam teknik ini pengeliaran dibagi dalam beberapa kategori besar seperti gaji, koleksi, perlengkapan, penjilidan, dan lain-lain. Perhitungan dilakukan dengan memproyeksikan dan mengentisipasi pengeluaran tahun depan dengan kenaikan biaya 10%

Lump Sum

Sejumlah anggaran dialokasikan untuk perpustakaan oleh indik organisasi, kemudian dengan dana yang dialokasikan tersebut, perpustakaan diberi tanggung jawab dalam menentukan bagaimana dana tersebut digunakan untuk pembiayaan segala kegiatan perpustakaan. Penggunaan dana tersebut dibagi-bago dalam beberapa kategori pengeluaran. Kategori ini umumnya menggunakan teknik yang hampur serupa dengan teknk line item

Formula Budgets

Pada teknik ini pengalokasian dana perpustakaan menggunakan formula tertentu
Misalnya:

Ketentuan anggaran perpustakaan madrasah adalah sebesar 5% dari anggaran lembaga induk

Setiap siswa disediakan dana N rupiah untuk pengadaan koleksi

Program Budgeting

Teknik ini relatif baru diterapkan di perpustakaan dan caranya tidak menghitung pengeluaran berdasarkan kategori-kategori tetapi ditentukan berdasarkan program atau pelayanan-pelayanan yang disediakan
Contoh:
Perpustakaan menyelenggarakan story telling. Pelayanan ini seperti: sumer cerita/ koleksi, perlengkapan,dll.

Dengan cara ini dapat dinilai atau dievaluasi apakah suatu program akan diteruskan, diadakan perubahan atau dibatalkan

Alokasi Anggaran

• 45% angaran untuk kelompok kegiatan pelayanan teknis termasuk disini pembelian bahan pustaka, katalogisasi, pemeliharaan.
• 25% anggaran untuk kelompok kegiatan pelayanan pemakai. Ini mencakup sirkulasi, pelayanan referensi, peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan), bimbingan, promosi dan publikasi.
• 30% anggaran untuk kelompok kegiatan pelayanan administrasi, mencakup tata usaha, pembinaan staf, perjalanan dinas, rapat, menyambut tamu, dll.